Estudio de mercado sobre el sector de eventos

La crisis del coronavirus ha hecho a muchas empresas replantearse su planificación y gestión, debido a la escasez de gestión del riesgo. Por eso es importante desarrollar una disciplina de Risk Managment, en la que se diseñen estrategias prudentes para futuras actuaciones.

Los desafíos identificados en el presente estudio señalan que, en el caso de las agencias o intermediarios, su principal reto al finalizar dicha crisis debe centrarse en la diferenciación del producto o servicio frente a sus competidores. Por otro lado, en el caso de los clientes, el principal reto estará en la gestión del presupuesto.  El gran desafío, para ambos, será medir y demostrar en términos de sostenibilidad el impacto de los eventos. 

Un punto notorio en el estudio muestra la necesidad de colaboración de la industria en estos momentos tan duros. Por ello, nos tenemos que ayudar unos a otros, y por eso es importante premiar la fidelidad y la confianza, es decir, que se vea recompensada la continuidad de los clientes en la cartera del negocio en cuestión.

El estudio pone en duda que los eventos virtuales puedan llegar a reemplazar los presenciales, debido a la falta de objetivos con base a crear comunidad, fidelizar, comunicación experiencial, conseguir feed back de los asistentes, entre otros. Pero esto no quiere decir que, acabado el confinamiento estas practicas virtuales desaparezcan, sino que puedan llegar a ser complementarias en los eventos presenciales.

El marketing ha evolucionado, pasando de vender productos a vender experiencias, y actualmente valores. Por lo cual los eventos deben utilizarse como un vector de transmisión de valores de la marca tanto a nivel interno, dirigiéndose a los empleados; como a nivel externo, dirigiéndose a proveedores y clientes.

Una nueva práctica que se está llevando a cabo es la de ofrecer un evento tan atractivo que los asistentes quieran invertir su tiempo en asistir, y a la vez estén dispuestos a pagar por ello. Por otro lado, el formato pequeño formato seguirá siendo clave, y los grandes eventos deberán ofrecer break outs.

La personalización en el sector eventos está evolucionando, aunque hay que seguir trabajando en esto, ya que muy pocas veces se consigue. Actualmente priman los eventos en el que se ofrecen muchas experiencias diferentes, y eso no se puede considerar personalización, sino un menú de experiencias. Con lo cual, se tiene que apostar por la segmentación a través del conocimiento de los datos de nuestros clientes y usuarios, que se recogen a través de apps con el registro de los anteriormente expuestos.

En la situación actual de aislamiento de la población, el uso de la tecnología se está intensificando en eventos multisede, webinars, streamings, apps, realidad virtual y aumentada, entre otros. Pero a pesar de la transmisión de información de los participantes a los asistentes, hay que destacar un aspecto a mejorar y esta es la falta de interacción.

Finalmente, la presente crisis ha hecho evolucionar los valores de las empresas humanizándolas y dando importancia a la comunidad. Las políticas de RSC serán un criterio fundamental a partir de ahora, ya que por el momento, menos del 10% de los RSC expuestos tan solo puntúan en el momento de presentar la propuesta y no son determinantes. 

Como reflotar la industria MICE

España, líder en eventos de temática corporate y MICE, ha empezado a sufrir los devastadores efectos de la crisis del Covid-19. El 95% de los eventos corporate planificados para el 2020, han sido cancelados por medidas preventivas; y unos pocos han sido reubicados para el ultimo trimestre de 2020 y principios de 2021.

Muchos Convention Bureaus han tenido que replantearse su actividad, dado a la imposibilidad de realizar eventos; por ello, los principales territorios afectados han lanzado una iniciativa, para amenizar el proceso de selección de un venue cuando la industria MICE vuelva a activarse.

Así pues, los Conventions Bureaus  Españoles están trabajando de manera conjunta para evitar más cancelaciones. La iniciativa se centra en dedicar los máximos esfuerzos por reubicar, en vez de cancelar; incentivando al cliente en esa línea. Por ello, están monitorizando todas las principales sedes de las ciudades, para recopilar la mayor información posible para poder asesorar a organizadores sobre temas de capacidad, disponibilidad y características del venue.

Hay que tener en cuenta que un aplazamiento incumbe la disponibilidad de una serie de elementos como venues, hoteles, proveedores, y servicios complementarios, entre otros. Por ese motivo es muy importante ser extra prudentes para evitar problemáticas de capacidad o de logística.

Otras acciones que se están implementando en los Convention Bureaus son, políticas de teletrabajo para evitar ERTES; la reconversión de algunos servicios, como por ejemplo los informadores turísticos que escasean de turistas por el momento, se están especializando en ayudas del Gobierno, para poder trasladar la información y ofrecer un asesoramiento personal a cada uno de sus socios para que sepan como acceder a ellas; y mantener el contacto con organizadores, clientes, socios, aerolíneas, para poder reactivar la actividad de la manera más rápida y eficaz.

También se suman a la colaboración para evitar más cancelaciones algunas agencias, DMC, OPC, hoteles, venues, que están siendo flexibles con las políticas de aplazamiento para evitar una crisis reputacional, ya que la recuperación de dicho sector es tarea de todos. Por eso, los destinos deben ser positivos y cuidar a sus clientes, dado que  las crisis son momentos de oportunidades, en el que se premia  la creatividad más que los conocimientos.

Finalmente, si como país estamos afrontando una crisis sanitaria, como país también debemos reflotar la industria MICE.

¿COVID-19 Crisis o evolución?

La situación actual de confinamiento ante la amenaza del Covid-19, esta castigando fuertemente a muchos empresarios de todos los sectores de la economía, especialmente al sector eventos. Ante la incertidumbre de cuando acabará y la crisis economía que la substituirá, muchas empresas están optando por cancelar sus eventos, ya que no hay una garantía de poderlos llevar a cabo a corto plazo.

Otra opción es aplazar las celebraciones, pero para cuando? Es muy difícil poder planificar un evento sin saber cuando volverá todo a la normalidad. Hay muchos elementos que se deben tener en cuenta como la disponibilidad del venue, las restricciones de movilidad que pueden surgir como consecuencia de está crisis sanitaria y la imagen de la empresa que proyectas, ya que no es apropiada o responsable.

El sector eventos ya estaba sufriendo una transformación, y esta crisis la esta haciendo evolucionar; puesto que están surgiendo nuevas necesidades en la sociedad a cubrir. Las personas y las familias son autosuficientes, y ante la imposibilidad de reunirse todos en un único espacio físico, optan por alternativas como los encuentros online en plataformas como Skype y Facetime, entre otros. Por ello, muchas agencias están trabajando día y noche en sus soportes digitales para poder ofrecer servicios online que faciliten la interacción.

Si enfocamos este boom tecnológico hacia el sector eventos, podríamos celebrar eventos online? Esta claro que el objetivo de la celebración de un evento físico es la trasmisión de unas emociones para generar una experiencia, y de forma online puede suponer un gran reto debido a la falta de estímulos que hacen que no podamos estar 100% atentos. Pero siendo esto un desafío, podemos centrarnos en ofrecer servicios integrados online, o de producción física, o de producción física y online a la vez; esto supondría una ventaja a la hora de firmar contratos desde puntos geográficamente separados.

Desde otro punto de vista, los eventos siguen presentes en muchas casas a pesar del confinamiento, y esto se puede evidenciar por la cantidad de videos de cumpleaños o fiestas celebradas desde los balcones que recibimos a diario por Whatsapp o Instagram, o otras redes sociales. Una empresa visionaria vería la oportunidad de ofrecer servicio a domicilio de entrega de globos, pasteles, regalos, micrófonos, y un sin fin de artículos de fiesta al balcón con un globo de helio o un dron.

La pandemia ha sido motivo de muchas cancelaciones, y seguirá siendo un sector perjudicado a pesar de la finalización del confinamiento. Los primeros eventos tendrán menos afluencia por miedo, los hábitos cambiarán, ya no nos daremos tanto la mano en ferias y congresos; por ello será importante informar a nuestros clientes de las precauciones que estamos tomando.  El numero de eventos desarrollados a nivel nacional superará con creces al internacional, ya que presentará menos limitaciones o restricciones de movilidad.

También tendrán un papel importante toda la letra pequeña sobre condiciones de cancelación, ya que antes de firmar nos lo pensaremos dos veces. Luego, deberemos adaptarlas a un conjunto de causas mayores que pueden volverse habituales debido al cambio climático o otras enfermedades.

Pero una de las notas más positivas es que todo esto aun está por ver. Esperaremos incansables fortaleciendo nuestra actividad diaria.

Feria del automóvil

El pasado mes de Noviembre en Tarraco Arena Organizamos conjuntamente con Seat Baycar la Feria Expo Auto.

Un total de unos 90 vehículos y 20 motocicletas con precios inigualables que estuvieron a disposición de compradores y fanáticos del mundo del motor.

La Feria también disponía de una zona comercial para poder atender las necesidades y peticiones de los asistentes a Expo Auto.

Todos las zonas estaban correctamente distribuidas, dejando un espacio suficiente para poder observar perfectamente cada vehículo.

La plaza central de 2.500m2 resulta ser una zona perfecta para realizar este tipo de actividades. El formato redondo da una sensación de amplitud y comodidad para todos los asistentes.

Además, disponemos de 10 bocanas de acceso a la plaza central, eso refuerza cualquier medida de seguridad, facilita la circulación de personas y la movilidad de los vehículos.

La iluminación que disponemos en sala resulta imponente y saca a relucir las pinturas metalizadas de cada vehículo, dando así una imagen de perfección y pulcritud.

Como podéis ver, en Tarraco Arena nos adaptamos a cualquier tipo de formato como  Ferias, congresos, cenas de gala, presentaciones de producto, eventos corporativos.

En esta ocasión, todo surgió de una idea inesperada que quisimos ofrecer al cliente y la verdad, todo marcho sobre ruedas desde el minuto 1 de la preparación dela Feria hasta el mismo desarrollo del propio evento.

El éxito de asistencia fue el esperado, más de 15.000 personas visitaron en 3 días Expo Auto.

También ayudó mucho la campaña de comunicación que lanzamos en nuestras redes y no solo por los mensajes programados, también por los diseños y pagina web realizados íntegramente desde nuestra agencia.

Como veis, trabajar en Tarraco Arena es acercarse a la excelencia de cada detalles, a tener un equipo de personas implicadas en cada acción, en cada idea de evento.

Somos tu partner perfecto para desarrollar tu proyecto por muy complejo que te parezca.

Estamos para ayudarte, contacta con nosotros en info@tap.cat y solicita más información o si lo prefieres, pídenos una visita a nuestro espacio cuando nos podamos reencontrar.

Te esperamos!

Una cena de gala en la Tarraco Arena

La Tarraco Arena, se encuentra al sur de Barcelona, en la ciudad de Tarragona. En el año 2013 fue remodelada conservando su personalidad y su exterior para transformarla en un espacio exclusivo con características únicas para realizar todo tipo de eventos, conciertos, cenas de galas, ferias, presentaciones de producto, etc.

Dispone de los mejores equipamientos y aspectos técnicos más modernos y de última generación, con el objetivo de ofrecer un servicio de gran magnitud y alto nivel a todos sus clientes y visitantes.

Actualmente , gracias a su renovación, es uno de los edificios históricos más bonitos y únicos del Mediterráneo, perfecto para realizar todo tipo de eventos culturales y corporativos.

Su proximidad con la estación del AVE Camp de Tarragona, situada solo a 15 minutos en vehículo, y los dos aeropuertos más cercanos (a 7 km Aeropuerto de Reus y a 80 km del Aeropuerto de Barcelona), hacen la accesibilidad de este espacio inmejorable.

También cave destacar el entorno de Tarraco Arena, ya que dispone de un clima envidiable y un rico patrimonio cultural, con arquitectura Romana y de época Medieval, que ha sido declarada patrimonio Mundial de la Unesco en el año 2000. Todo ello anima a conocer la ciudad y perderse por las calles históricas de Tarragona.

El pasado mes de Marzo del 2017 la Tarraco Arena fue convertida en un salón de lujo para acoger a 3.000 comensales y dar lugar a una majestuosa cena de gala para una importante empresa francesa. Un evento a medida que adaptó cada espacio a las necesidades del cliente, ofreciendo vivir una experiencia única.

La distribución fue algo compleja, ya que el cliente nos pidió situar a 1.800 personas en los 2500 m² de pista central. El resto de comensales, estuvo ubicado en la segunda galería asegurando una magnitud única al evento.

En esta ocasión hablamos de una cena de gala en un formato de magnitudes increíbles, pocos espacios pueden permitirse este tipo de proyectos. Pero además, con este formato, los clientes pueden disfrutar de un gustoso aperitivo que se acompañará seguido de un menú degustación, elaborado y personalizado única y exclusivamente para su evento.

Nuestros clientes también podrán disfrutar de una noche mágica y espectacular, con un espectáculo musical en directo con un ambiente divertido y animado o una exhibición del arte más Mediterráneo y Catalán, como un espectáculo de Castells en directo. Todo ello, son actividades exclusivas que proporcionarán a tu cena un toque de dinamismo y un recuerdo único.

En la Tarraco Arena trabajamos en cada momento para satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes. Queremos ayudarte a vivir momentos fantásticos y conseguir recuerdos que nunca se olvidaran. Contamos con una gestión de eventos muy profesional, siempre conseguimos que el cliente viva una experiencia única y perfecta en nuestro entorno.

No dejes perder la oportunidad y vive con nosotros tus mejores proyectos.

Tarragona Ciudad de Rodajes

Desde los inicios de la historia, Costa Dorada ha sido elegida por diversas civilizaciones, desde fenicios, griegos y romanos; como lugar donde asentarse debido a su situación estratégica, su gastronomía, su tranquilidad y su excelente climatología.

En la actualidad no ha sido muy diferente, dado que Tarragona ciudad de eventos corporativos, ha sido escenario de numerosas producciones por su carácter personal que prevalece en el recuerdo. La provincia de Tarragona ofrece contemplar los mejores atardeceres de Cataluña, además de su arena fina y dorada, sus pequeñas calas rocosas que se encuentran escondidas por su litoral de contrastes y su notable gastronomía Mediterránea.

Las playas de dicha provincia han servido de plató temporal en numerosas ocasiones desde 2012 a 2019, acogiendo producciones de lo más variadas. Hemos podido ver  desde videoclips musicales, anuncios publicitarios o campañas de moda, hasta películas y series televisivas de gran envergadura.

Un ranking elaborado por Holidu en 2019, a través de la base de datos cinematográficos y audiovisuales IMDb, posiciona a Tarragona como la 18º provincia con más películas producidas en toda España, con 84 rodajes. Tarragona queda por debajo de Bilbao con 87, y por encima de San Sebastián con 80.

El listado cinematográfico, encabezado por Madrid con 2174 producciones, y precedido de Barcelona, con 1597; muestra como Tarragona se posiciona en 3er lugar en el ranking de ciudades catalanas con más producciones de Cataluña.

Algunos de los rodajes más trascendentes grabados en las inmediaciones de dicho territorio han sido el largometraje Los ojos de Julia de Guillem Morales (2010), el videoclip musical del grupo El Son de la Chama titulado Als de dalt (2013), el largometraje Hijo de Caín del director Jesús Monllaó (2013), el anuncio El campanero de la paz de Lays (2014), el largometraje El Secuestro de Mar Targarona (2016), la serie tv La Catedral del mar (2016), y la campaña publicitaria de Estrella Damm: La vida nostra (2017), entre otros.

Así que, como podéis comprobar, Tarragona y su entorno son ideales para construir vuestro plató cinematográfico. También en Tarraco Arena, espacio para eventos y espectáculos, tenéis un marco incomparable para producciones cinematográficas.

A que espera? Pídenos más información sin compromiso a info@tap.cat.

 

Estudio sobre el sector de Venues para Eventos Corporativos en España

Iberian MICE Forum reunió en 2019 a un grupo de organizadores de eventos y responsables de espacios, para poder conocer la relación entre oferta y demanda en España, a través de un sondeo interactivo que realizaron los asistentes.

Según el sondeo, el 100% de los event planners se inclinan por recomendaciones de amigos o otros clientes para buscar un venue; en segundo lugar, los buscadores online (Google); y, en tercer lugar, los portales de búsqueda de espacios. En contraste, los medios menos utilizados han sido en este orden, las agencias receptivas o Venue Finder, y los Fam trips. Por otro lado, tan sólo un 23% de los organizadores aseguran haber reservado alguna vez basándose únicamente en la búsqueda online, aunque remarcan la preferencia hacia el contacto directo con el representante comercial y la visita previa al recinto.

El estudio exterioriza que las tipologías de eventos que generalmente utilizan espacios urbanos son las cenas de gala y las fiestas nocturnas, según el 71%, sucedido de las reuniones y los almuerzos de trabajo, y los lanzamientos de productos. En contraposición, las actividades de incentivo/teambuilding, y las exposiciones/ferias son los eventos más votados para celebrar en venues no urbanos.

En cuanto a la duración, según el 67% de la muestra, los eventos de medio día son los más frecuentes en la elección de venues para su celebración; seguidos de los eventos de un día entero, con un 52%; y como menos frecuentes los eventos que se extienden a más de un día, con tan sólo un 22%.

Los factores fundamentales para el organizador a la hora de elegir un venue, son en este orden, localización, accesibilidad y presupuesto; destacando también la gestión de la solicitud, es decir, la rapidez, flexibilidad y personalización. Ante el mismo precio, se considera clave tanto la localización (para un 100% de los encuestados) como la atención al cliente (para el 90%).

Por último, ambas partes coinciden en un 100%, que el medio de comunicación principal debe ser el e-mail directo; en segundo lugar, los organizadores muestran preferencia por encontrarse en ferias del sector, seguido de las visitas comerciales; en cambio, los representantes de espacios prefieren claramente como segunda opción las visitas comerciales con casi un 70%, y como tercera opción, las llamadas comerciales.

El Arte del Ticketing

El Ticketing para nosotros, es una vértebra imprescindible de la columna que sostiene nuestra organización pues se enfoca al 100% a nuestro cliente final.  Una de sus denominaciones se refiere a la gestión de incidencias, peticiones, dudas y consultas a través de un modelo de control y seguimiento.
Identifica las incidencias más recurrentes y simplifica el servicio pos venta, permitiendo desarrollar una lista de preguntas frecuentes o una base de datos con la que poder ofrecer soluciones inmediatas a los problemas más comunes.
El ticketing no termina aquí, también habla de todo aquello que tiene que ver con la venta de entradas online, y en eso, somos expertos…
Durante el año pasado vendimos más de 25.000 entradas, en ningún caso es el aforo que asumimos en 2019, hay que tener en cuenta que en cada evento hay más de un canal, eso significa que esa cantidad se vería exponencialmente incrementada si sumamos a los promotores, y a las múltiples plataformas que existen.

Simplifiquemos, nuestro equipo de profesionales es la mejor opción para coordinar la venta exclusiva de entradas, y sin duda, el mejor apoyo para cumplimentar su evento.

Hablemos del a fórmula más tradicional e histórica:

Venta directa del espectáculo: El propio promotor es el que habilita su propio canal de venta para poner a disposición del público sus entradas.

El cambio

A día de hoy, sin embargo, casi todos ellos se han rendido a la evidencia y a las tendencias de los usuarios y venden sus entradas a través de plataformas más o menos grandes… Y así, también descubrimos otras posibilidades, como la venta entre particulares (con sus intensos debates sobre la frontera de la legalidad).

Y por último, como surge esta tendencia en España, ¿quiénes fueron los impulsores?

A) La Banca
B) Emprendedores anónimos
C) La Tarraco Arena Plaza

A pesar de que muchos de vosotros habéis pensado en la opción C, la respuesta correcta es: LA BANCA.

Vamos a ejemplificar esta conclusión con algún nombre que seguro os sonará:

Ticktackticket fue una iniciativa de BBVA, un referente y pionero en nuestro país que posteriormente fue absorbido por el gigante ticketmaster (referente en el panorama mundial) en una operación que resultaría muy beneficiosa bidireccionalmente. ¡También habréis escuchado hablar de Atrápalo, Servicaixa…aunque nos pondremos a hablar de quien ha reinado en nuestro país desde su nacimiento!

ENTRADAS.COM

De hecho, el éxito de entradas.com no pasó desapercibido para la banca española, ya que en su momento contó entre sus accionistas con entidades financieras como Bankia y Caja Navarra. La buena gestión de la compañía y a su progresivo aumento no solo en la venta de entradas, sino también en la consecución en exclusiva de las entradas de grandes eventos musicales y deportivos.

Plan de actuación Costa Dorada 2020

El objetivo claramente posicionado es promover la gestión del conocimiento y proyectos de inteligencia al servicio del turismo.

La relación del Patronato de Turismo de la Diputación de Tarragona y el Parque Científico y Tecnológico de Turismo y Ocio tiene como objetivo principal promover un modelo que permita incrementar la competitividad, lograr ventajas competitivas para el sector, promover el desarrollo tecnológico y la mejora de la productividad. Facilitar herramientas de planificación a escala local para definir correctamente los objetivos a alcanzar así como los medios necesarios para hacerlo. Tal como referencia la Organización Mundial del Turismo, OMT (2004: 3), la planificación turística es fundamental para lograr el éxito en el desarrollo, gestión y dominio de la actividad. Generar conocimiento haciendo un seguimiento de la actividad turística y ampliando los detalles sobre la demanda con el fin de proveer al sector información de valor para una mejor toma de decisiones. Mantener una mirada atenta a la realidad cambiante del mundo turístico para impulsar proyectos de inteligencia y promover su aplicación por parte del sector.

Desarrollar un PECT, un Proyecto de Especialización y Competitividad Territorial, enmarcado en la RIS3CAT y en el programa operativo FEDER Cataluña 2014-2020, en el ámbito de Turismo de la Costa Dorada y las Tierras del Ebro. Los trabajos se han iniciado y contemplan tres operaciones relacionadas con modalidades turísticas clave de su actual dinámica turística (la playa, el patrimonio y la cultura del vino) y una operación transversal centrada en el desarrollo de un sistema de información útil para a la medida, evaluación, monitoreo y revisión de las operaciones a desarrollar. Las tres operaciones sectoriales enmarcan en un eje común de especialización y competitividad de la Costa Dorada y las Tierras del Ebro que tendrá como objetivo principal reforzar su posicionamiento, la competitividad y la imagen como destino de turismo familiar.

Tarraco Arena, grandes eventos llaves en mano

En Tarraco Arena nos diferenciamos por nuestra cercanía con el cliente, trato directo y responsable. La transparencia, agilidad en las respuestas, flexibilidad , versatilidad y dinamismo dan el equilibrio perfecto a crear tu evento desde el minuto 1. Búsqueda de objetivos, diseño de presentaciones, captación de clientes, de nuevos eventos, vender el espacio, servicios de catering y todo lo necesario para garantizar el éxito de tu jornada empresarial más especial . En Tarraco Arena organizamos el evento de manera integral, llaves en mano como se suele decir. Parece imposible verdad?

El objetivo es no ser únicamente dinamizadores del recinto, queremos ir más allá y de la mano con vosotros. Queremos notar la esencia de tu evento e involucrarnos para garantizar tu retorno año tras año.

Imagínate o mejor dicho, olvídate de problemas, preocupaciones, de visitas innecesarias y déjanos la responsabilidad en nuestras manos. Solo dedícate a disfrutar y a sacar el máximo provecho de tu tiempo.

Confías en nosotros? Escríbenos tu idea a info@tap.cat y nosotros la haremos realidad.