Contratación de eventos en la era post COVID-19

Especial espacios para eventos.

En Tarraco Arena estamos expectantes por saber los principales cambios que deberemos afrontar los espacios que, como nosotros, acogen eventos corporativos y grandes espectáculos. Durante estos últimos meses de pandemia han habido caídas de solicitudes de eventos del 80% y del 90% en el ámbito general. Una cifra francamente demoledora para los profesionales de esta industria.

Con algunos cambios ya sabemos que tocará convivir durante mucho tiempo, EPIS, distancias de seguridad, limitación de aforos, limpieza constante de zonas comunes antes y durante el evento, etc.

Otra incertidumbre es la de cómo cambiara la contratación de eventos una vez recuperemos la nueva normalidad.

Sabemos que los espacios formamos parte de un brifing y que normalmente desconocemos el contenido total de estas necesidades. Dentro de la gran base de datos que disponen las agencias, tenemos que entrar dentro de sus parámetros de búsqueda y gestión. También tenemos que cumplir unos estándares de calidad que, a parte del cliente final, también exigirán las agencias.

Los compradores de eventos, tienen un gran conocimiento del sector, analizan los datos y buscan el venue más idóneo según las necesidades del cliente. Para facilitar la tarea, es aconsejable lograr una relación a largo plazo entre espacio y agencia con el objetivo de cumplir las condiciones descritas por el cliente final de una manera más efectiva.

También la relación entre el comprador, espacio y el cliente final tiene que ser muy estrecha, ya que cada evento es distinto y a ello se suman diferentes cambios que van apareciendo en el proceso y que debemos afrontar juntos. A partir de ahora formaremos parte (aún más) del mismo equipo ya que estamos delante de un mercado complejo y con clientes muy exigentes.

Los espacios tenemos que formar a nuestros equipos para que conozcan bien todas las adaptaciones que realizaremos al recinto. También deberemos analizar detenidamente los diferente productos ofrecidos para cumplir unos estándares de calidad y un certificado de sostenibilidad.

Uno de los cambios más significativos será la flexibilidad necesaria entre ambas partes. Entramos en una era incierta y cualquier componente financiero o compromiso contractual tendrá que ser revisado al detalle con total garantía. Se está hablando ya de la cláusula Covid y de seguros de cancelación con el coste a 3 bandas. Lo que ya es seguro no desaparecerá de nuestros contratos es la cláusula de cancelación por fuerza mayor.

También la adaptación en el precio será muy importante. La tendencia será ajustar los costes generales para invertir en seguridad y desinfección del recinto e invitados. Está claro que el ajuste de precios no se puede repercutir en el cliente final y tendrá que ser un valor asumido entre todas las partes implicadas en el proyecto.

Vemos también en un futuro muy próximo que la grandes empresas empezaran a trabajar de otra formar, más centralizada en las personas y poniendo todas las medidas necesarias para quitar el miedo generalizado. Los eventos también serán de mayor calidad, enfocados en prestar especial atención a todos los asistentes. Los eventos continuarán siendo presenciales, pero con mayor sostenibilidad y conectividad.

Todavía hoy desconocemos cómo se va a regular el sector y no podemos prever que pasará en los próximos meses. En la actualidad ya se están pidiendo salas de más de 1.000m2 para acoger eventos de 300 personas. En espacios cómo Tarraco Arena ya hemos dado un paso adelante proponiendo soluciones y formatos innovadores para eventos seguros. El Formato 360º y el circular inmersivo son 2 claros ejemplos de que ¡sí se puede! seguir organizando eventos presenciales en la era Post covid.

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