Contratación de eventos en la era post COVID-19

Especial espacios para eventos.

En Tarraco Arena estamos expectantes por saber los principales cambios que deberemos afrontar los espacios que, como nosotros, acogen eventos corporativos y grandes espectáculos. Durante estos últimos meses de pandemia han habido caídas de solicitudes de eventos del 80% y del 90% en el ámbito general. Una cifra francamente demoledora para los profesionales de esta industria.

Con algunos cambios ya sabemos que tocará convivir durante mucho tiempo, EPIS, distancias de seguridad, limitación de aforos, limpieza constante de zonas comunes antes y durante el evento, etc.

Otra incertidumbre es la de cómo cambiara la contratación de eventos una vez recuperemos la nueva normalidad.

Sabemos que los espacios formamos parte de un brifing y que normalmente desconocemos el contenido total de estas necesidades. Dentro de la gran base de datos que disponen las agencias, tenemos que entrar dentro de sus parámetros de búsqueda y gestión. También tenemos que cumplir unos estándares de calidad que, a parte del cliente final, también exigirán las agencias.

Los compradores de eventos, tienen un gran conocimiento del sector, analizan los datos y buscan el venue más idóneo según las necesidades del cliente. Para facilitar la tarea, es aconsejable lograr una relación a largo plazo entre espacio y agencia con el objetivo de cumplir las condiciones descritas por el cliente final de una manera más efectiva.

También la relación entre el comprador, espacio y el cliente final tiene que ser muy estrecha, ya que cada evento es distinto y a ello se suman diferentes cambios que van apareciendo en el proceso y que debemos afrontar juntos. A partir de ahora formaremos parte (aún más) del mismo equipo ya que estamos delante de un mercado complejo y con clientes muy exigentes.

Los espacios tenemos que formar a nuestros equipos para que conozcan bien todas las adaptaciones que realizaremos al recinto. También deberemos analizar detenidamente los diferente productos ofrecidos para cumplir unos estándares de calidad y un certificado de sostenibilidad.

Uno de los cambios más significativos será la flexibilidad necesaria entre ambas partes. Entramos en una era incierta y cualquier componente financiero o compromiso contractual tendrá que ser revisado al detalle con total garantía. Se está hablando ya de la cláusula Covid y de seguros de cancelación con el coste a 3 bandas. Lo que ya es seguro no desaparecerá de nuestros contratos es la cláusula de cancelación por fuerza mayor.

También la adaptación en el precio será muy importante. La tendencia será ajustar los costes generales para invertir en seguridad y desinfección del recinto e invitados. Está claro que el ajuste de precios no se puede repercutir en el cliente final y tendrá que ser un valor asumido entre todas las partes implicadas en el proyecto.

Vemos también en un futuro muy próximo que la grandes empresas empezaran a trabajar de otra formar, más centralizada en las personas y poniendo todas las medidas necesarias para quitar el miedo generalizado. Los eventos también serán de mayor calidad, enfocados en prestar especial atención a todos los asistentes. Los eventos continuarán siendo presenciales, pero con mayor sostenibilidad y conectividad.

Todavía hoy desconocemos cómo se va a regular el sector y no podemos prever que pasará en los próximos meses. En la actualidad ya se están pidiendo salas de más de 1.000m2 para acoger eventos de 300 personas. En espacios cómo Tarraco Arena ya hemos dado un paso adelante proponiendo soluciones y formatos innovadores para eventos seguros. El Formato 360º y el circular inmersivo son 2 claros ejemplos de que ¡sí se puede! seguir organizando eventos presenciales en la era Post covid.

Como reflotar la industria MICE

España, líder en eventos de temática corporate y MICE, ha empezado a sufrir los devastadores efectos de la crisis del Covid-19. El 95% de los eventos corporate planificados para el 2020, han sido cancelados por medidas preventivas; y unos pocos han sido reubicados para el ultimo trimestre de 2020 y principios de 2021.

Muchos Convention Bureaus han tenido que replantearse su actividad, dado a la imposibilidad de realizar eventos; por ello, los principales territorios afectados han lanzado una iniciativa, para amenizar el proceso de selección de un venue cuando la industria MICE vuelva a activarse.

Así pues, los Conventions Bureaus  Españoles están trabajando de manera conjunta para evitar más cancelaciones. La iniciativa se centra en dedicar los máximos esfuerzos por reubicar, en vez de cancelar; incentivando al cliente en esa línea. Por ello, están monitorizando todas las principales sedes de las ciudades, para recopilar la mayor información posible para poder asesorar a organizadores sobre temas de capacidad, disponibilidad y características del venue.

Hay que tener en cuenta que un aplazamiento incumbe la disponibilidad de una serie de elementos como venues, hoteles, proveedores, y servicios complementarios, entre otros. Por ese motivo es muy importante ser extra prudentes para evitar problemáticas de capacidad o de logística.

Otras acciones que se están implementando en los Convention Bureaus son, políticas de teletrabajo para evitar ERTES; la reconversión de algunos servicios, como por ejemplo los informadores turísticos que escasean de turistas por el momento, se están especializando en ayudas del Gobierno, para poder trasladar la información y ofrecer un asesoramiento personal a cada uno de sus socios para que sepan como acceder a ellas; y mantener el contacto con organizadores, clientes, socios, aerolíneas, para poder reactivar la actividad de la manera más rápida y eficaz.

También se suman a la colaboración para evitar más cancelaciones algunas agencias, DMC, OPC, hoteles, venues, que están siendo flexibles con las políticas de aplazamiento para evitar una crisis reputacional, ya que la recuperación de dicho sector es tarea de todos. Por eso, los destinos deben ser positivos y cuidar a sus clientes, dado que  las crisis son momentos de oportunidades, en el que se premia  la creatividad más que los conocimientos.

Finalmente, si como país estamos afrontando una crisis sanitaria, como país también debemos reflotar la industria MICE.

¿COVID-19 Crisis o evolución?

La situación actual de confinamiento ante la amenaza del Covid-19, esta castigando fuertemente a muchos empresarios de todos los sectores de la economía, especialmente al sector eventos. Ante la incertidumbre de cuando acabará y la crisis economía que la substituirá, muchas empresas están optando por cancelar sus eventos, ya que no hay una garantía de poderlos llevar a cabo a corto plazo.

Otra opción es aplazar las celebraciones, pero para cuando? Es muy difícil poder planificar un evento sin saber cuando volverá todo a la normalidad. Hay muchos elementos que se deben tener en cuenta como la disponibilidad del venue, las restricciones de movilidad que pueden surgir como consecuencia de está crisis sanitaria y la imagen de la empresa que proyectas, ya que no es apropiada o responsable.

El sector eventos ya estaba sufriendo una transformación, y esta crisis la esta haciendo evolucionar; puesto que están surgiendo nuevas necesidades en la sociedad a cubrir. Las personas y las familias son autosuficientes, y ante la imposibilidad de reunirse todos en un único espacio físico, optan por alternativas como los encuentros online en plataformas como Skype y Facetime, entre otros. Por ello, muchas agencias están trabajando día y noche en sus soportes digitales para poder ofrecer servicios online que faciliten la interacción.

Si enfocamos este boom tecnológico hacia el sector eventos, podríamos celebrar eventos online? Esta claro que el objetivo de la celebración de un evento físico es la trasmisión de unas emociones para generar una experiencia, y de forma online puede suponer un gran reto debido a la falta de estímulos que hacen que no podamos estar 100% atentos. Pero siendo esto un desafío, podemos centrarnos en ofrecer servicios integrados online, o de producción física, o de producción física y online a la vez; esto supondría una ventaja a la hora de firmar contratos desde puntos geográficamente separados.

Desde otro punto de vista, los eventos siguen presentes en muchas casas a pesar del confinamiento, y esto se puede evidenciar por la cantidad de videos de cumpleaños o fiestas celebradas desde los balcones que recibimos a diario por Whatsapp o Instagram, o otras redes sociales. Una empresa visionaria vería la oportunidad de ofrecer servicio a domicilio de entrega de globos, pasteles, regalos, micrófonos, y un sin fin de artículos de fiesta al balcón con un globo de helio o un dron.

La pandemia ha sido motivo de muchas cancelaciones, y seguirá siendo un sector perjudicado a pesar de la finalización del confinamiento. Los primeros eventos tendrán menos afluencia por miedo, los hábitos cambiarán, ya no nos daremos tanto la mano en ferias y congresos; por ello será importante informar a nuestros clientes de las precauciones que estamos tomando.  El numero de eventos desarrollados a nivel nacional superará con creces al internacional, ya que presentará menos limitaciones o restricciones de movilidad.

También tendrán un papel importante toda la letra pequeña sobre condiciones de cancelación, ya que antes de firmar nos lo pensaremos dos veces. Luego, deberemos adaptarlas a un conjunto de causas mayores que pueden volverse habituales debido al cambio climático o otras enfermedades.

Pero una de las notas más positivas es que todo esto aun está por ver. Esperaremos incansables fortaleciendo nuestra actividad diaria.

Feria del automóvil

El pasado mes de Noviembre en Tarraco Arena Organizamos conjuntamente con Seat Baycar la Feria Expo Auto.

Un total de unos 90 vehículos y 20 motocicletas con precios inigualables que estuvieron a disposición de compradores y fanáticos del mundo del motor.

La Feria también disponía de una zona comercial para poder atender las necesidades y peticiones de los asistentes a Expo Auto.

Todos las zonas estaban correctamente distribuidas, dejando un espacio suficiente para poder observar perfectamente cada vehículo.

La plaza central de 2.500m2 resulta ser una zona perfecta para realizar este tipo de actividades. El formato redondo da una sensación de amplitud y comodidad para todos los asistentes.

Además, disponemos de 10 bocanas de acceso a la plaza central, eso refuerza cualquier medida de seguridad, facilita la circulación de personas y la movilidad de los vehículos.

La iluminación que disponemos en sala resulta imponente y saca a relucir las pinturas metalizadas de cada vehículo, dando así una imagen de perfección y pulcritud.

Como podéis ver, en Tarraco Arena nos adaptamos a cualquier tipo de formato como  Ferias, congresos, cenas de gala, presentaciones de producto, eventos corporativos.

En esta ocasión, todo surgió de una idea inesperada que quisimos ofrecer al cliente y la verdad, todo marcho sobre ruedas desde el minuto 1 de la preparación dela Feria hasta el mismo desarrollo del propio evento.

El éxito de asistencia fue el esperado, más de 15.000 personas visitaron en 3 días Expo Auto.

También ayudó mucho la campaña de comunicación que lanzamos en nuestras redes y no solo por los mensajes programados, también por los diseños y pagina web realizados íntegramente desde nuestra agencia.

Como veis, trabajar en Tarraco Arena es acercarse a la excelencia de cada detalles, a tener un equipo de personas implicadas en cada acción, en cada idea de evento.

Somos tu partner perfecto para desarrollar tu proyecto por muy complejo que te parezca.

Estamos para ayudarte, contacta con nosotros en info@tap.cat y solicita más información o si lo prefieres, pídenos una visita a nuestro espacio cuando nos podamos reencontrar.

Te esperamos!

Una cena de gala en la Tarraco Arena

La Tarraco Arena, se encuentra al sur de Barcelona, en la ciudad de Tarragona. En el año 2013 fue remodelada conservando su personalidad y su exterior para transformarla en un espacio exclusivo con características únicas para realizar todo tipo de eventos, conciertos, cenas de galas, ferias, presentaciones de producto, etc.

Dispone de los mejores equipamientos y aspectos técnicos más modernos y de última generación, con el objetivo de ofrecer un servicio de gran magnitud y alto nivel a todos sus clientes y visitantes.

Actualmente , gracias a su renovación, es uno de los edificios históricos más bonitos y únicos del Mediterráneo, perfecto para realizar todo tipo de eventos culturales y corporativos.

Su proximidad con la estación del AVE Camp de Tarragona, situada solo a 15 minutos en vehículo, y los dos aeropuertos más cercanos (a 7 km Aeropuerto de Reus y a 80 km del Aeropuerto de Barcelona), hacen la accesibilidad de este espacio inmejorable.

También cave destacar el entorno de Tarraco Arena, ya que dispone de un clima envidiable y un rico patrimonio cultural, con arquitectura Romana y de época Medieval, que ha sido declarada patrimonio Mundial de la Unesco en el año 2000. Todo ello anima a conocer la ciudad y perderse por las calles históricas de Tarragona.

El pasado mes de Marzo del 2017 la Tarraco Arena fue convertida en un salón de lujo para acoger a 3.000 comensales y dar lugar a una majestuosa cena de gala para una importante empresa francesa. Un evento a medida que adaptó cada espacio a las necesidades del cliente, ofreciendo vivir una experiencia única.

La distribución fue algo compleja, ya que el cliente nos pidió situar a 1.800 personas en los 2500 m² de pista central. El resto de comensales, estuvo ubicado en la segunda galería asegurando una magnitud única al evento.

En esta ocasión hablamos de una cena de gala en un formato de magnitudes increíbles, pocos espacios pueden permitirse este tipo de proyectos. Pero además, con este formato, los clientes pueden disfrutar de un gustoso aperitivo que se acompañará seguido de un menú degustación, elaborado y personalizado única y exclusivamente para su evento.

Nuestros clientes también podrán disfrutar de una noche mágica y espectacular, con un espectáculo musical en directo con un ambiente divertido y animado o una exhibición del arte más Mediterráneo y Catalán, como un espectáculo de Castells en directo. Todo ello, son actividades exclusivas que proporcionarán a tu cena un toque de dinamismo y un recuerdo único.

En la Tarraco Arena trabajamos en cada momento para satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes. Queremos ayudarte a vivir momentos fantásticos y conseguir recuerdos que nunca se olvidaran. Contamos con una gestión de eventos muy profesional, siempre conseguimos que el cliente viva una experiencia única y perfecta en nuestro entorno.

No dejes perder la oportunidad y vive con nosotros tus mejores proyectos.

Tarragona Ciudad de Rodajes

Desde los inicios de la historia, Costa Dorada ha sido elegida por diversas civilizaciones, desde fenicios, griegos y romanos; como lugar donde asentarse debido a su situación estratégica, su gastronomía, su tranquilidad y su excelente climatología.

En la actualidad no ha sido muy diferente, dado que Tarragona ciudad de eventos corporativos, ha sido escenario de numerosas producciones por su carácter personal que prevalece en el recuerdo. La provincia de Tarragona ofrece contemplar los mejores atardeceres de Cataluña, además de su arena fina y dorada, sus pequeñas calas rocosas que se encuentran escondidas por su litoral de contrastes y su notable gastronomía Mediterránea.

Las playas de dicha provincia han servido de plató temporal en numerosas ocasiones desde 2012 a 2019, acogiendo producciones de lo más variadas. Hemos podido ver  desde videoclips musicales, anuncios publicitarios o campañas de moda, hasta películas y series televisivas de gran envergadura.

Un ranking elaborado por Holidu en 2019, a través de la base de datos cinematográficos y audiovisuales IMDb, posiciona a Tarragona como la 18º provincia con más películas producidas en toda España, con 84 rodajes. Tarragona queda por debajo de Bilbao con 87, y por encima de San Sebastián con 80.

El listado cinematográfico, encabezado por Madrid con 2174 producciones, y precedido de Barcelona, con 1597; muestra como Tarragona se posiciona en 3er lugar en el ranking de ciudades catalanas con más producciones de Cataluña.

Algunos de los rodajes más trascendentes grabados en las inmediaciones de dicho territorio han sido el largometraje Los ojos de Julia de Guillem Morales (2010), el videoclip musical del grupo El Son de la Chama titulado Als de dalt (2013), el largometraje Hijo de Caín del director Jesús Monllaó (2013), el anuncio El campanero de la paz de Lays (2014), el largometraje El Secuestro de Mar Targarona (2016), la serie tv La Catedral del mar (2016), y la campaña publicitaria de Estrella Damm: La vida nostra (2017), entre otros.

Así que, como podéis comprobar, Tarragona y su entorno son ideales para construir vuestro plató cinematográfico. También en Tarraco Arena, espacio para eventos y espectáculos, tenéis un marco incomparable para producciones cinematográficas.

A que espera? Pídenos más información sin compromiso a info@tap.cat.

 

Estudio sobre el sector de Venues para Eventos Corporativos en España

Iberian MICE Forum reunió en 2019 a un grupo de organizadores de eventos y responsables de espacios, para poder conocer la relación entre oferta y demanda en España, a través de un sondeo interactivo que realizaron los asistentes.

Según el sondeo, el 100% de los event planners se inclinan por recomendaciones de amigos o otros clientes para buscar un venue; en segundo lugar, los buscadores online (Google); y, en tercer lugar, los portales de búsqueda de espacios. En contraste, los medios menos utilizados han sido en este orden, las agencias receptivas o Venue Finder, y los Fam trips. Por otro lado, tan sólo un 23% de los organizadores aseguran haber reservado alguna vez basándose únicamente en la búsqueda online, aunque remarcan la preferencia hacia el contacto directo con el representante comercial y la visita previa al recinto.

El estudio exterioriza que las tipologías de eventos que generalmente utilizan espacios urbanos son las cenas de gala y las fiestas nocturnas, según el 71%, sucedido de las reuniones y los almuerzos de trabajo, y los lanzamientos de productos. En contraposición, las actividades de incentivo/teambuilding, y las exposiciones/ferias son los eventos más votados para celebrar en venues no urbanos.

En cuanto a la duración, según el 67% de la muestra, los eventos de medio día son los más frecuentes en la elección de venues para su celebración; seguidos de los eventos de un día entero, con un 52%; y como menos frecuentes los eventos que se extienden a más de un día, con tan sólo un 22%.

Los factores fundamentales para el organizador a la hora de elegir un venue, son en este orden, localización, accesibilidad y presupuesto; destacando también la gestión de la solicitud, es decir, la rapidez, flexibilidad y personalización. Ante el mismo precio, se considera clave tanto la localización (para un 100% de los encuestados) como la atención al cliente (para el 90%).

Por último, ambas partes coinciden en un 100%, que el medio de comunicación principal debe ser el e-mail directo; en segundo lugar, los organizadores muestran preferencia por encontrarse en ferias del sector, seguido de las visitas comerciales; en cambio, los representantes de espacios prefieren claramente como segunda opción las visitas comerciales con casi un 70%, y como tercera opción, las llamadas comerciales.

Grandes conciertos

En Tarraco Arena a parte de organizar eventos corporativos, también somos un espacio que organiza grandes conciertos y espectáculos para todos los públicos.

Nuestro aforo máximo de 10.800 personas permite llegar a un formato concierto con más de 7.500 asistentes.

En estos últimos años han pasado artistas de renombre nacional e internacional como Ricky Martin, Ozuna, Pablo Alboran, Melendi, Status Quo, Bad Bunny, Gente de Zona, Nicky Jam, David Bisbal, Malú, Ara Malikian y un largo etc.

Una apuesta por la música en directo en un recinto espectacular que te permite disfrutar perfectamente del show desde cualquier punto de la sala.

También podemos ofrecer formatos más reducido tipo Teatro o Auditorio para aforos a partir de 500 personas o adaptar el formato que nos pidas.

Pídenos más información sin compromiso en info@tap.cat

Visita nuestro flickr para ver imágenes de los mejores conciertos.