Contratación de eventos en la era post COVID-19

Especial espacios para eventos.

En Tarraco Arena estamos expectantes por saber los principales cambios que deberemos afrontar los espacios que, como nosotros, acogen eventos corporativos y grandes espectáculos. Durante estos últimos meses de pandemia han habido caídas de solicitudes de eventos del 80% y del 90% en el ámbito general. Una cifra francamente demoledora para los profesionales de esta industria.

Con algunos cambios ya sabemos que tocará convivir durante mucho tiempo, EPIS, distancias de seguridad, limitación de aforos, limpieza constante de zonas comunes antes y durante el evento, etc.

Otra incertidumbre es la de cómo cambiara la contratación de eventos una vez recuperemos la nueva normalidad.

Sabemos que los espacios formamos parte de un brifing y que normalmente desconocemos el contenido total de estas necesidades. Dentro de la gran base de datos que disponen las agencias, tenemos que entrar dentro de sus parámetros de búsqueda y gestión. También tenemos que cumplir unos estándares de calidad que, a parte del cliente final, también exigirán las agencias.

Los compradores de eventos, tienen un gran conocimiento del sector, analizan los datos y buscan el venue más idóneo según las necesidades del cliente. Para facilitar la tarea, es aconsejable lograr una relación a largo plazo entre espacio y agencia con el objetivo de cumplir las condiciones descritas por el cliente final de una manera más efectiva.

También la relación entre el comprador, espacio y el cliente final tiene que ser muy estrecha, ya que cada evento es distinto y a ello se suman diferentes cambios que van apareciendo en el proceso y que debemos afrontar juntos. A partir de ahora formaremos parte (aún más) del mismo equipo ya que estamos delante de un mercado complejo y con clientes muy exigentes.

Los espacios tenemos que formar a nuestros equipos para que conozcan bien todas las adaptaciones que realizaremos al recinto. También deberemos analizar detenidamente los diferente productos ofrecidos para cumplir unos estándares de calidad y un certificado de sostenibilidad.

Uno de los cambios más significativos será la flexibilidad necesaria entre ambas partes. Entramos en una era incierta y cualquier componente financiero o compromiso contractual tendrá que ser revisado al detalle con total garantía. Se está hablando ya de la cláusula Covid y de seguros de cancelación con el coste a 3 bandas. Lo que ya es seguro no desaparecerá de nuestros contratos es la cláusula de cancelación por fuerza mayor.

También la adaptación en el precio será muy importante. La tendencia será ajustar los costes generales para invertir en seguridad y desinfección del recinto e invitados. Está claro que el ajuste de precios no se puede repercutir en el cliente final y tendrá que ser un valor asumido entre todas las partes implicadas en el proyecto.

Vemos también en un futuro muy próximo que la grandes empresas empezaran a trabajar de otra formar, más centralizada en las personas y poniendo todas las medidas necesarias para quitar el miedo generalizado. Los eventos también serán de mayor calidad, enfocados en prestar especial atención a todos los asistentes. Los eventos continuarán siendo presenciales, pero con mayor sostenibilidad y conectividad.

Todavía hoy desconocemos cómo se va a regular el sector y no podemos prever que pasará en los próximos meses. En la actualidad ya se están pidiendo salas de más de 1.000m2 para acoger eventos de 300 personas. En espacios cómo Tarraco Arena ya hemos dado un paso adelante proponiendo soluciones y formatos innovadores para eventos seguros. El Formato 360º y el circular inmersivo son 2 claros ejemplos de que ¡sí se puede! seguir organizando eventos presenciales en la era Post covid.

Formato plenaria para convenciones de 600 personas

En Tarraco Arena nos adelantamos una vez más a vuestras necesidades presentando un nuevo formato para asegurar la continuidad de conferencias y congresos presenciales.

Como recordaréis, en días anteriores, hablábamos de un formato 360º, innovador y completamente seguro para todos los asistentes. Un cojín que ayudó a amortiguar el mensaje que se decía en algunos webinars : “Por ahora olvidémonos de los eventos presenciales”.

Esta semana seguimos aportando ideas y os traemos un nuevo formato, también revolucionario, que supone menor inversión que el formato 360º, pero con las mismas garantías de éxito.

El formato Plenaria sentados dispone de un aforo aproximado para unos 600 congresistas repartidos entre la platea central y la grada. Un aforo calculado para que todos los asistentes mantengan siempre las distancias de seguridad marcadas por las autoridades sanitarias.

Cada espacio o zona a ocupar estará perfectamente delimitado y con asignación previa de cada butaca. La principal comodidad de Tarraco Arena es que podemos distribuir los diferentes espacios y asientos según el aforo que necesitemos, dando así una flexibilidad enorme a tu proyecto.

¿Y qué hacemos si queremos mejorar la experiencia del congresista?

Nuestro consejo es cuidar siempre la sensación del usuario, acercándole al máximo el contenido de la actividad que se esté realizando.

Por eso disponemos de diferentes pantallas led que podemos instalar en cualquier punto estratégico e integrar un sistema de audio dual distribuido por toda la sala.

Podemos generar una experiencia más cercana o garantizar una mayor amplitud, tu decides.

¿Qué medidas tomamos en materia de movilidad?

En Tarraco Arena priorizamos siempre el trato con las personas y sabemos que la movilidad antes, durante y al finalizar el evento será, a partir de ahora, aun más importante.

La llegada del congresista a la ciudad de Tarragona tiene que ser organizada y con todas las facilidades posibles. Una vez nos encontremos en nuestro espacio, aseguraremos un acceso al recinto totalmente escalonado y pausado gracias a un asistente virtual que facilitará a cada congresista tener su asiento asignado una vez confirme su presencia al evento. De esta manera, se enviará a cada persona un código QR mostrándole, en un plano muy visual, cuál será su zona y asiento asignado. Con cada QR irá pautada una hora de entrada al recinto, el número de puerta por dónde se debe acceder y un recorrido coloreado para que el asistente pueda llegar con comodidad y seguridad hasta su butaca o mesa donde presenciará el evento.

Durante el congreso el espacio quedará cerrado y con limitaciones de movilidad, pero siempre teniendo en cuenta que cada zona habilitada tiene que disponer de sus respectivas salidas de seguridad cercanas y esto en Tarraco Arena es posible.

¿Podemos seguir el congreso desde casa?

Evidentemente sí. En Tarraco Arena tenemos conexión de banda ancha y una plataforma TV Online que permite seguir todas las ponencias desde cualquier lugar del mundo. Estamos desarrollando un centro propio de procesamiento y distribución de datos para llegar a una audiencia infinita.

En Tarraco Arena estamos presentando una nueva manera de entender los eventos. Una formula alternativa para continuar organizando eventos presenciales y seguirlos en directo desde cualquier rincón del mundo.

Formato circular inmersivo para eventos seguros

En Tarraco Arena seguimos trabajando en múltiples soluciones que permiten la continuidad de los eventos presenciales. Esta semana os presentamos un formato circular inmersivo que asegura la comodidad y experiencia del espectador.

Después del formato 360º que presentamos hace unos días y que muestra la posibilidad de organizar un evento con todos los asistentes sentados dentro de bloques o corralitos perfectamente delimitados con un aforo máximo de entre 40 y 60 personas cada uno, en Tarraco Arena queremos darte más facilidades.

Seguro que en algunas ocasiones habíais pensado que Tarraco Arena, con una plaza central de 2.500m2, es demasiado grande para eventos corporativos de 50, 100, 150 o hasta 300 personas. Tenemos un aforo máximo de 10.800 personas y estas cifras, para toda Agencia organizadora de eventos, asustan. Con el nuevo panorama de reducción de aforo estas cifras  que presenta Tarraco Arena se convierten en una gran oportunidad para dar continuidad a eventos de aforo reducido que necesiten suficiente espacio.

Y ahora la pregunta es, cómo hacerlo?

Te presentamos un renderizado que muestra una solución novedosa para crear uno o varios espacios circulares en la plaza central de Tarraco Arena. Se trata de acotar el espacio según el aforo solicitado y dentro de cada formato circular tener espacio suficiente para que los asistentes puedan mantener la correspondiente distancia de seguridad.

Para un evento de por ejemplo 300 personas, podemos crear en la misma plaza central 3 zonas inmersivas con capacidad para 100 personas cada una. Las paredes separadoras de cada área, pueden ser paneles de proyección trasera o si se prefiere módulos de pantalla Led.

El asistente verá en cada una de las áreas la presentación o conferencia al mismo tiempo que las otras zonas, creando una experiencia instantánea, completa y segura para el cliente.

Como comentábamos también en la última entrada del blog, nuestro equipo de desarrollo tecnológico está trabajando en un ID virtual que facilita a cada asistente al evento tener un asiento asignado de manera instantánea una vez confirme su presencia al evento. De esta manera se le enviará a cada persona un código QR notificándole en un plano muy visual cual será su zona inmersiva, su asiento, la hora de acceso al recinto, número de puerta y el recorrido hasta su ubicación inicial asignada.

El formato circular inmersivo es una solución que revolucionará la manera de crear y pensar de muchos organizadores de eventos. Esperemos que sea un buen empuje para las agencias que quieran proponer a sus clientes soluciones de aforos adaptables en grandes espacios cubiertos como Tarraco Arena.

Quieres saber más sobre este formato? Contáctanos a info@tap.cat y desarrollaremos juntos este novedoso proyecto . 

Formato 360º para eventos innovadores y seguros

Mucho se habla estos días de cómo saldrán reforzados pero a la vez perjudicados los sectores de eventos MICE orientados a organizar ferias, reuniones y en traer a nuestro país el tan cotizado turismo de incentivos. Después de las nuevas pautas del Gobierno Central donde se especificaban las 4 fases del desconfinamiento regular, entramos en una nueva visión de cómo será el avance para poder organizar, cuanto antes, los tan esperados congresos, reuniones, presentaciones de producto y eventos corporativos en general.

En Tarraco Arena vamos a dar un paso adelante anticipándonos a las necesidades que podáis tener en un futuro inmediato. Queremos daros tranquilidad y comodidad en vuestros próximos proyectos, así que estamos estudiando diferentes soluciones y formatos que nos darán muchas alegrías adaptando en nuestro recinto las medidas más estrictas de distanciamiento entre personas e higiene general que dicta la OMS y el Ministerio de Sanidad.

En esta ocasión os traemos una propuesta de formato Congreso 360º con todos los asistentes sentados y repartidos entre los 2.500m2 de platea central y los casi 5.000 asientos que disponemos en grada. Como podéis ver en el renderizado 3D de esta publicación, estamos en el camino de poder hacer realidad esta solución que cubre todas las necesidades existenciales. Principalmente nos ofrece un acceso escalonado y cómodo para todos los asistentes. Tenemos en la parte exterior más de 25 puertas de acceso y 10 bocanas de entrada y salida a la platea central. Además, podrán encontrar en cada acceso los ya conocidos túneles de desinfección provistos de nebulizadores y personal de apoyo repartiendo EPIS y material de desinfección.

La propuesta se distribuye en un escenario central rodeado de 6 bloques o corralitos perfectamente delimitados y ubicados en platea. Cada corralito tendrá un aforo máximo de entre 40 y 60 personas, asegurando un distanciamiento suficiente entre todas las personas que allí se encuentren.  También podemos repartir la grada en múltiples bloques o corralitos con aforo limitado para unas 50 y 70 personas cada uno.

Este formato nos asegura una asistencia máxima al evento de entre 500 y 700 personas, a parte de las personas que puedan estar conectadas en streaming desde sus hogares o puestos de trabajo gracias a la nueva banda ancha y sistema de conectividad ultra rápida que podemos ofrecer en Tarraco Arena.

Paralelamente, nuestros technology developers están desarrollando un asistente virtual que facilitará a cada congresista poder tener su asiento asignado una vez confirme su presencia al evento. De esta manera se le enviará a cada persona un código QR notificándole en un plano muy visual cual será su zona y asiento asignado. Con cada QR irá pautada una hora de entrada al recinto, el número de puerta por dónde debe acceder y un recorrido coloreado para que el asistente pueda llegar con comodidad y seguridad hasta su butaca o mesa donde presenciará el evento.

Este es un formato que  revolucionará seguro el sector eventos y marcará un antes y un después en las agencias que quieran mostrar a sus clientes soluciones diferentes e innovadoras.

Quieres saber más sobre este formato? Contáctanos a info@tap.cat y desarrollaremos juntos este novedoso proyecto . 

Tarraco Arena, grandes eventos llaves en mano

En Tarraco Arena nos diferenciamos por nuestra cercanía con el cliente, trato directo y responsable. La transparencia, agilidad en las respuestas, flexibilidad , versatilidad y dinamismo dan el equilibrio perfecto a crear tu evento desde el minuto 1. Búsqueda de objetivos, diseño de presentaciones, captación de clientes, de nuevos eventos, vender el espacio, servicios de catering y todo lo necesario para garantizar el éxito de tu jornada empresarial más especial . En Tarraco Arena organizamos el evento de manera integral, llaves en mano como se suele decir. Parece imposible verdad?

El objetivo es no ser únicamente dinamizadores del recinto, queremos ir más allá y de la mano con vosotros. Queremos notar la esencia de tu evento e involucrarnos para garantizar tu retorno año tras año.

Imagínate o mejor dicho, olvídate de problemas, preocupaciones, de visitas innecesarias y déjanos la responsabilidad en nuestras manos. Solo dedícate a disfrutar y a sacar el máximo provecho de tu tiempo.

Confías en nosotros? Escríbenos tu idea a info@tap.cat y nosotros la haremos realidad.

Big Jump Park se instala en la Tarraco Arena

El Parque cubierto más grande de mundo llega a la Tarraco Arena y durante 30 días consecutivos podreis disfrutar de 2.000m² de diversión para toda la família.

Prepáraros para vivir una experiencia única en Big Jump Park: toboganes gigantes, piscinas de bolas, hinchables de escalada, carreras de obstáculos, juegos interactivos, food trucks, y mucho más. Un espacio pensado para todas las edades donde podreis saltar, trepar y hacer carreras de obstáculos trepidantes.

Abrimos el pasado sábado 4 de enero con gran éxito de asistencia y podrás disfrutar de nuestras atracciones cada día hasta el 2 de febrero. Podéis consultar todos los horarios y tarifas en este enlace.

Big Jump Park es una alternativa interesante para incluir en la programación de los colegios como salidas externas o como actividad extraescolar. Además de ser un centro de diversión puede ser también una herramienta educativa y diferente donde los niños pueden disfrutar de un día de diversión en un entorno ideal para fomentar el compañerismo, el respeto y el trabajo en equipo. Ofrecemos precios especiales para escuelas y clubes deportivos.

Un formato más que podemos adaptar gracias a las características de Tarraco Arena.

Formatos Tarraco Arena

La variedad de formatos de Tarraco Arena es muy amplia y versátil. Podemos adaptarnos a cualquier formato que nos propongan nuestros clientes siempre para mejorar la comodidad del público asistente.

Quien ha dicho que somos un recinto para solo formatos de eventos grandes? Las imágenes de la gala La Nit del Turisme o de la presentación del Seat Tarraco que pueden visitar en nuestro Flickr lo demuestran. Nos gusta trabajar en formados duales, aprovechar todas las zonas para sorprender en cada momento.

Podemos dividir la plaza central en diferentes porciones o utilizar la segunda galería como espacio diáfano y diferencial. También la utilización de pasillos interiores para ferias y exposiciones es posible.

Te propones hacer una cena para 300pax o para 3.000pax? En Tarraco Arena es possible.

Puedes visualizar nuestra hoja de formatos aquí.

Pídenos más información en info@tap.cat

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La Nit del Turisme, una gala anual

El Patronat de Turisme de la Diputació de Tarragona celebró La Nit del Turisme de la Costa Daurada i de les Terres de l’Ebre. La Tarraco Arena acogió por primera vez la 28 edición del evento, que reunió a cerca de 500 personas del sector. Representantes de las instituciones, entidades y empresas turísticas de la provincia escucharon con atención las necesidades de futuro del Turismo para mantenerse como uno de los destinos turísticos más importantes, en un año en el que las pernoctaciones han sufrido un leve descenso en comparación con 2017, un año «excepcional». 

El presidente de la Diputació de Tarragona, Josep Poblet; la consellera d’Empresa i Coneixement de la Generalitat, Àngels Chacón, y el presidente del Patronat de Turisme de la Diputació, Martí Carnicer, destacaron la importancia de la calidad, la innovación y la especialización como los factores clave para el crecimiento turístico, la fidelización de los visitantes y el mantenimiento de la fortaleza del sector. 

«La Costa Daurada y les Terres de l’Ebre son destinaciones conocidas y reconocidas, solventes y consolidadas. El sector público y el privado trabajamos conjuntamente para que así sea. La manera de trabajar ya incorpora, y todavía lo tiene que hacer con más intensidad en el futuro, valores como la calidad, la innovación y la competitividad, claves para el futuro», señaló Josep Poblet, que añadió: «Podemos calificar este 2018 como un ejercicio positivo pero que marca un punto de inflexión», apuntó. El presidente también manifestó que para ser un destino referente los visitantes deben quedar «satisfechos y que puedan afirmar que han encontrado servicios de calidad». Fuente : Diari de Tarragona

Aquí podéis ver imágenes de la gala La Nit del Turisme.

Espacio E-Games

E-games es sinónimo de nuevos tiempos, de nuevas ideas, de digitalización, es un evento innovador que podemos adaptar a Tarraco Arena con un formato 360º prácticamente único en nuestro país. 

Ahora echa a volar tu imaginación, por que ya es posible tener a más de 8.000 personas sentadas y gozando de un espectáculo en formato circular y en un recinto cubierto.

¿Qué más necesitas? Ubicación en una zona urbana con acceso a todo tipo de transportes, hoteles, restaurantes, parques, centros comerciales, etc.

¿Te ayudamos a empezar con nosotros tu evento E-Games?

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Congreso Success Summit

La variedad de formatos que podemos ofrecer en Tarraco Arena permitió organizar durante 3 días el congreso Success Summit en nuestras instalaciones con unos 2.500 asistentes.

La tarea inicial fue convencer al cliente que nuestro entorno era el idóneo para albergar un congreso de gran envergadura y la verdad, así fue.

La capacidad hotelera de nuestra ciudad y su entorno inmediato fueron suficientes para cubrir todas las demandas.

Las conexiones y transportes al aeropuerto de Barcelona cumplieron los horarios preestablecidos.

Con un perfil de cliente muy exigente nuestra principal labor fue satisfacer todas sus necesidades y ese fue nuestro principal objetivo.

Esperamos poder estar muchos años organizando este y otros proyectos rodeados de grandes profesionales.

Aquí podéis ver todas las fotografías del congreso Success Summit.

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